5 biežākās kļūdas, mainot SIA nosaukumu

SIA nosaukuma maiņa var šķist vienkārša formalitāte – izdomājat jaunu nosaukumu, aizpildāt dokumentus un iesniedzat Uzņēmumu reģistrā. Tomēr praksē šis process izrādās sarežģītāks, nekā daudzi uzņēmēji sākotnēji iedomājas. Katru gadu desmitiem pieteikumu tiek noraidīti vai apturēti tieši tāpēc, ka pieļautas šķietami nelielas, bet kritiskas kļūdas.

Šajā rakstā apskatīsim 5 biežākās kļūdas, ko uzņēmēji pieļauj, mainot SIA nosaukumu, un pastāstīsim, kā no tām izvairīties. Ja plānojat nosaukuma maiņu, šis saraksts palīdzēs ietaupīt gan laiku, gan nervus.

Nosaukuma maiņas procedūru regulē Komerclikums, un visi dokumenti jāiesniedz Uzņēmumu reģistrā (UR). Process ietver dalībnieku lēmumu, statūtu grozījumus, KR18 veidlapu un pareizu iesniegšanu – un katrā no šiem soļiem var pieļaut kļūdu.

Katram SIA nosaukumam Latvijā jābūt unikālam – tas nedrīkst sakrist vai būt pārāk līdzīgs jau reģistrētam uzņēmumam. Daudzi uzņēmēji izdomā jaunu nosaukumu un uzreiz sāk gatavot dokumentus, nepārbaudot, vai nosaukums ir brīvs.

Iedomājieties situāciju: Jūs sagatavojat visus dokumentus ar jauno nosaukumu, samaksājat valsts nodevu un iesniedzat pieteikumu UR. Pēc dažām dienām saņemat atteikumu, jo izrādās, ka tieši tāds pats vai gandrīz identisks nosaukums jau pieder citam uzņēmumam. Rezultāts – zaudēts laiks, nauda un jāsāk viss no sākuma.

Kā izvairīties: pirms jebkādas dokumentu sagatavošanas pārbaudiet nosaukuma pieejamību UR komercreģistra meklētājā. Turklāt ņemiet vērā, ka nosaukums nedrīkst būt maldinošs – piemēram, saturēt vārdus «banka» vai «apdrošināšana», ja uzņēmums nedarbojas šajās jomās. Sagatavojiet arī rezerves variantu gadījumam, ja pirmā izvēle izrādās aizņemta.

SIA nosaukuma maiņai nepieciešams iesniegt pilnu dokumentu paketi, nevis tikai vienu veidlapu. Nepieciešamie dokumenti ir:

1. Dalībnieku sapulces protokols (vai vienīgā dalībnieka lēmums) ar lēmumu par nosaukuma maiņu
2. Jauna statūtu redakcija ar atjaunotu nosaukumu
3. KR18 veidlapa – pieteikums par izmaiņu reģistrāciju komercreģistrā

Bieži uzņēmēji iesniedz tikai KR18 veidlapu, domājot, ka ar to pietiks. Piemēram, uzņēmējs aizpilda pieteikumu UR portālā, pievieno KR18, bet aizmirst pievienot dalībnieku lēmumu vai jaunos statūtus. UR šādu pieteikumu nevar izskatīt un pieprasa papildinājumus, kas aizkavē procesu par vairākām dienām vai pat nedēļām.

Kā izvairīties: pirms iesniegšanas pārbaudiet, vai pakete ir pilnīga. Katrs dokuments ir obligāts – bez jebkura no tiem UR pieteikumu nepieņems. Ja neesat pārliecināts par dokumentu sarakstu, izmantojiet dokumentu sagatavošanas pakalpojumu, kas automātiski sagatavo visu nepieciešamo paketi.

KR18 veidlapa ir oficiālais pieteikums izmaiņu reģistrācijai, un tajā ir vairākas sadaļas dažādiem izmaiņu veidiem. Nosaukuma maiņai jāaizpilda tieši pareizā sadaļa – un šeit uzņēmēji regulāri kļūdās.

Visbiežāk pieļautās kļūdas KR18 veidlapā: aizpildīta nepareiza sadaļa (piemēram, adreses maiņas sadaļa nosaukuma maiņas vietā), nepareizi norādīts uzņēmuma reģistrācijas numurs, trūkst parakstu vai ir kļūdains datums. Pat viena cipara kļūda reģistrācijas numurā var būt par iemeslu pieteikuma noraidīšanai.

Kā izvairīties: rūpīgi pārbaudiet katru lauku pirms iesniegšanas. Salīdziniet reģistrācijas numuru ar komercreģistra izrakstu, pārliecinieties, ka aizpildīta pareizā sadaļa, un nodrošiniet, ka visi dalībnieki ir parakstījuši veidlapu. Automātisks dokumentu sagatavošanas rīks novērš lielāko daļu šo kļūdu, jo datus ievada tikai vienreiz un sistēma tos pareizi izplata visos dokumentos.

SIA nosaukums ir norādīts statūtos, tāpēc, mainot nosaukumu, obligāti jāsagatavo jauna statūtu redakcija. Daudzi uzņēmēji šo soli vienkārši aizmirst vai uzskata, ka pietiek tikai ar KR18 veidlapu un dalībnieku lēmumu.

Piemēram, uzņēmējs sagatavo dalībnieku lēmumu par nosaukuma maiņu un iesniedz KR18, bet statūtos joprojām figurē vecais nosaukums. UR konstatē neatbilstību – jaunais nosaukums pieteikumā nesakrīt ar statūtos norādīto. Pieteikums tiek apturēts, un uzņēmējam jāsagatavo jauni statūti un jāiesniedz papildinājums.

Kā izvairīties: vienmēr sagatavojiet pilnu jaunu statūtu redakciju, kurā visur norādīts jaunais nosaukums. Statūtiem jābūt apstiprātiem ar dalībnieku sapulces lēmumu un parakstītiem ar drošu elektronisko parakstu. Pārliecinieties, ka nosaukums visos dokumentos – KR18, dalībnieku lēmumā un statūtos – ir absolūti identisks.

Uzņēmumu reģistrs nesāks izskatīt pieteikumu, ja nav samaksāta valsts nodeva vai tā ir samaksāta nepareizā apmērā. Nodevu summas periodiski mainās, un uzņēmēji nereti izmanto novecojušu informāciju.

Piemēram, uzņēmējs atrod internetā rakstu no pagājušā gada, samaksā tur norādīto summu, bet izrādās, ka nodeva pa šo laiku ir mainījusies. UR pieteikumu nepieņem, kamēr starpība nav segta. Vēl sliktāk – ja pieteikums jau ir noraidīts citu iemeslu dēļ, samaksātā nodeva var netikt atgriezta.

Kā izvairīties: vienmēr pārbaudiet aktuālo nodevu apmēru tieši UR tīmekļa vietnē pirms maksājuma veikšanas. Apmaksājiet nodevu tikai tad, kad esat pilnībā pārliecināts, ka visi dokumenti ir kārtībā un gatavi iesniegšanai. Šāda secība pasargās Jūs no naudas zaudēšanas kļūdu gadījumā.

Visdrošākais veids, kā izvairīties no iepriekš aprakstītajām kļūdām, ir izmantot profesionālu dokumentu sagatavošanas pakalpojumu. Norādiet jaunos uzņēmuma datus tiešsaistes formā, un sistēma sagatavos pilnu dokumentu paketi:

• KR18 veidlapu ar pareizi aizpildītām sadaļām
• Dalībnieku sapulces protokolu vai vienīgā dalībnieka lēmumu
• Jaunu statūtu redakciju ar atjaunotu nosaukumu

Visi dokumenti būs savstarpēji saskaņoti, ar pareiziem datumiem un gatavi e-parakstīšanai. Dokumentu sagatavošana sākas no 20 EUR, katra papildu izmaiņa: +5 EUR. Ja vēlaties, lai speciālists sagatavo statūtus, tas ir +25 EUR, bet pieteikuma iesniegšana UR portālā Jūsu vietā – vēl +25 EUR. Pēc karšu maksājuma dokumenti tiek piegādāti uzreiz.

Ja UR pieprasa labojumus, tos veicam bez maksas vienas darba dienas laikā.

Ja plānojat mainīt SIA nosaukumu – sāciet ar dokumentu sagatavošanu un izvairieties no liekas kavēšanās un papildu izdevumiem.

SIA nosaukuma maiņa nav sarežģīta, ja zināt, kam pievērst uzmanību. Galvenās kļūdas, no kurām jāizvairās:

1. Nepārbaudīts nosaukuma unikālitāte: vienmēr pārbaudiet UR datubāzē
2. Nepilnīgs dokumentu komplekts: iesniedziet KR18, dalībnieku lēmumu un jaunos statūtus kopā
3. Kļūdas KR18 veidlapā: pareiza sadaļa, pareizi dati, visi paraksti
4. Aizmirsti statūtu grozījumi: jaunais nosaukums jābūt visos dokumentos
5. Nepareiza valsts nodevas apmaksa: pārbaudiet aktuālo summu UR vietnē. Ieteicams, valsts nodevu apmaksāt tieši UR portālā kopā ar pieteikuma iesniegšanu.

Lai procesu padarītu vienkāršāku un drošāku, izmantojiet dokumentu sagatavošanas pakalpojumu – Jūs ievadāt datus, un sistēma sagatavo visu nepieciešamo dokumentu paketi, kas ir savstarpēji saskaņota un gatava iesniegšanai Uzņēmumu reģistrā.